RFP طراحی وب چیست؟ نمونه درست RFP

بیشتر بخوانید:

طراحی سایت دو زبانه چند زبانه

پشتیبانی وب سایت چیست؟ | مزایای پشتیبانی وب سایت

ابتدا باید توضیحاتی درباره RFP بدهیم که RFP چیست و چه کاربردهایی دارد؟.

RFP چیست؟

پروپوزال و یا طرح پیشنهادی و در عبارتی دیگر RFP یا ( Request for Propsal) : نوعی درخواست پیشنهاد است که در آن به عنوان مثال یک شرکت یا سازمان اعلام می کند که بودجه برای یک پروژه یا برنامه خاص براش شرکت در مناقصه در دسترس است و می توانند در قالب یک RFP پیشنهادات برای تکمیل پروژه را ارائه دهند.

RFP  ها معمولا فایل ها و مستندات متنی  هستند که در آن درخواست جزییات فنی و قابلیت های تخصصی محصول یا خدمات مورد تقاضا تشریح می شود.

ما در شرکت آراز پردازش کیا،  سالانه پروژه های متعددی در زمینه های مختلف طراحی وب دریافت می کنیم. همچنین سازمان های مختلف بر اساس نیازهای حال و آینده خود اقدام به تعریف و پیاده سازی پروژه های مختلفی برای بهینه سازی عملکرد خود می کنند.که از ما درخواست باز طراحی وب سایت و یا طراحی از پایه یک وب سایت جدید در آن مطرح می شود.

سفارش دهندگان وب سایت همیشه به دنبال حرفه ایی های این رشته هستند. اما نوشتن یک RFP می تواند کار دشواری باشد، ما به شما کمک می کنیم تا با کمترین زمان و انرژی آن را تهیه کنید.

RFP معرفی نامه چهره شرکت شماست و بر روی همکاری احتمالی شما با شرکت طراح سایت تاثیر می گذارد. یک RFP خوب پاسخی خوب دریافت می کند، منجر به یک رابطه کاری خوب می شود و همه اینها محصول و پروژه ایی بهتر به وجود خواهد آورد.

مزایا تهیه RFP چیست ؟

شناخت کامل بخش هایی یا کل سازمان که قرار است در آن پروژه ای در آن انجام می شود.

جمع آوری اطلاعات و نیازمندی های اولیه با توجه مشکلات واقعی و نیازمندی هایی که کاربران دارا میباشند.

مشخص نمودن تخمین دقیق از هزینه و زمان مورد نیاز برای انجام پروژه.

امکان بررسی پروپوزال های ارسالی و بررسی دقیقی هر یک از پروپوزال ها در RFP .

یاری مدیران در تصمیم گیری بهتر در شرایطی زمان کافی برای تصمیم گیری ندارند.

کاهش چشم گیری ایراد گیری ها و نارضایتی و شکایات مشتریان و کارفرمایان در صورت استفاده از RFP

کمک در تنظیم و تسریع عقد قرارداد های سازمانی.

راحتی مدیران پروژه در کنترل قرارداد و پروژه های تعریف شده.

چگونه RFP بنویسیم؟

۱- اهداف

شرکت خود و RFP را معرفی کنید. نه تنها کاری را که می خواهید شرکت طراح انجام دهد مشخص کنید بلکه توضیح دهید مشکل اصلی در کجاست؟ اگر در حال حاضر وب سایتی دارید مشکل آن کجاست؟

چرا این قسمت مهم است؟ بیش از آنکه راه حل را توضیح دهید سعی کنید مسئله را توضیح دهید. ممکن است برای این مسئله راه حل هایی بجز آنهایی که شما فکر می کنید وجود داشته باشد که شرکت طراح بتواند آنها را به شما پیشنهاد دهد. پس با توضیح مشکل طراح را تشویق به ارائه راه حل یا طراحی خلاقانه تر نمایید.

اهداف و فصولی را که می خواهید به آن برسید را توضیح دهید. سه چیز در طراحی وب سایت تان که به نظر شما موفقیت محسوب می شود را مشخص کنید. آیا پارامتر های کیفی یا کمی برای آن دارید؟ مثلا رسیدن به یک سقف فروش، تعداد بازدید کنندگان و یا زمان بازدید کاربران. به کارهایی که می خواهید کاربران در وب سایت شما انجام دهند فکر کنید (عضویت، خرید، تماس یا مشارکت) نه چیزهایی که آن ها می بینند.

نکته بسیار مهم:

مخاطبان وب سایت چه کسانی هستند؟ چه ویژگی هایی دارند؟ گاهی وقت ها مشتریانی که می خواهید از طریق وب سایت با آنها ارتباط برقرار کرده و سرویس دهید، بخش خاصی از مشتریان شما هستند. در واقع طراحی وب سایت حول همین موضوع می گردد.

۲- تاریخچه

شرکت و کسب و کار خود را توضیح دهید. چه کاری و در چه سطحی انجام می دهید؟ ممکن است وب سایت کنونی شما معرف خوبی برای نوع، دامنه و حجم کسب و کار شما نباشد. همچنین مقداری درباره ارزش ها سازمان تان، خصوصیت منحصر به فرد آن و چیزهایی که احتمالا برای شما اهمیت و اولویت دارد بگویید.

با توضیح دادن ارزش ها، شما قدمی در معرفی خود و یافتن همکاری متناسب با آن بر می آیید. ممکن است شرکت طراح سایت در یک حوزه خاص متخصص باشد (استارتاپ، B2B و غیره) با دانستن آنکه آیا هر دو بر یک حوزه خاص تمرکز دارید می توان انتخاب و پیشنهادات بهتری بوجود آورد.

۳-نقشه سایت و قالب سایت

پیمایش راحت و سازماندهی منطقی وب سایت می تواند علاوه بر رضایت کاربر و یک تجربه کاربری مطلوب موجب بهبود سئوی وب سایت شود. چون یک وب سایت باید برای ربات های موتورهای جستجو به درستی قابل فهم باشد.

بنابراین شما باید بدانید که محتوای وب سایت جدید شما در چه ساختاری بایستی قرار بگیرد. اگر قبلا سایتی داشته اید، چه محتوایی را می خواهید از آن حذف نمایید، کدام صفحه باید به روز رسانی شود؟ آیا لازم است سیستم مدیریت محتوای وب سایت را تغییر دهید یا همان سیستم برای شما رضایت بخش است؟ تا چه حد می خواهید حجم صفحات وب سایت را تغییر دهید؟

۴- زمان پروژه

اگر هدفتان تاریخ راه اندازی مشخصی است حتما به آن تاکید نمایید. ممکن است شما کمپین تبلیغاتی یا فروش فوق العاده ایی در برنامه خود داشته باشید. که لازم باشد وب سایت جدیدتان در آن زمان قابلیت سرویس دهی را داشته باشد.

زمان طراحی یک وب سایت نسبت به امکانات و نوع طراحی آن متفاوت است و ممکن از چند روز تا چند ماه به طول بیانجامد. جدا از طراحی، سئوی وب سایت به عنوان ابزار قدرتمند بازاریابی که باعث می شود . وب سایت شما در صفحه نتایج جستجوی رتبه خوبی بگیرد، نیاز به زمان دارد.

۵- الزامات فنی

این قسمت بسیار وسیع است اما لازم است شما محدوده و الزاماتی پروژه را در آن بیان کنید. وب سایت در عمل یک نرم افزار است، بنابراین باید قسمت های فنی آن مشخص باشد هر عملکردی که می خواهید در وب سایت وجود داشته باشد باید در این قسمت توضیح دهید:

• فروش آنلاین:

• آیا می خواهید در وب سایت خود درگاه پرداخت آنلاین داشته باشید؟ چند درگاه مورد نیاز شماست؟ برای پیاده سازی این قسمت شما باید حتما از پروتکل SSL استفاده کنید که این هزینه جدا گانه ایی دارد.

• سیستم مدیریت محتوا (CMS):

• آیا سیستم مدیریت محتوای خاصی (مانند وردپرس، جوملا، دروپال و غیره) در نظر دارید؟ نظر شما برای سیستم های جایگزین پیشنهادی دیگر چیست؟ امروز شاید هزاران سیستم مدیریت محتوا در بازار موجود است که معروف ترین آن وردپرس و جوملا می باشد. این دو سیستم نیازمندی های اکثر وب سایت ها را پاسخ می دهند. اما گاهی استفاده از گزینه های دیگر الزامی است و یا باید بر روی سیستم ها تغییرات و تنظیمات خاصی نسبت به هر پروژه انجام شود.

• زبان برنامه نویسی:

• اگر شما می خواهید خود پشتیبانی وب سایت را انجام داده و به زبان برنامه نویسی خاصی آشنایی دارید (مانند PHP, Ruby, Python) و یا می خواهید حتما به همان زبان پروژه شما نوشته شود باید آن را از قبل مشخص نمایید.

• یکپارچه سازی:

• ممکن است سازمان شما نیاز به سرویس های به اصطلاح Third-Party مانند ایمیل، CRM یا سیستم های حسابداری داشته باشد. و می خواهید که وب سایت با این سرویس ها یکپارچه باشد. مثلا می خواهید وقتی خریدی در سایت انجام می شود اطلاعات آن در برنامه حسابداری نیز وارد شود.

• چند زبانه:

• آیا شما نیاز به وب سایت چند زبانه دارید؟ ما در دارکوب توانایی طراحی سایت ها به تمامی زبان های نسبت به سفارش مشتری را داریم.

• حساب کاربری:

• آیا شما نیاز به سیستمی برای مدیریت اعضا دارید؟ آیا قسمت هایی از سایت شما تنها برای افراد خاص پس از پرداخت حق عضویت قابلیت نمایش دارد؟

• طراحی واکنش گرا یا Responsive:

• پیشنهاد گوگل برای نمایش مناسب وب سایت در دستگاه های موبایل استفاده از روش طراحی واکنش گرا است. آیا شما می خواهید از این روش استفاده کنید یا نسخه موبایلی وب سایت را انتخاب می کنید؟ طراحی واکنش گرا این امکان را فراهم می کند که وب سایت تقریبا در هر دستگاهی به خوبی نمایش داده شود و در این حالت سایت شما فقط یک نسخه دارد. اما نسخه موبایلی سایت نیاز به طراحی و پشتیبانی خاص خود را دارد.

این قسمت از RFP می تواند بسیار طولانی باشد. یک پروژه وب سایت گاه بسیار پیچیده تر از آنی است که به نظر می آید. گاه تنها یک دکمه خاص در طراحی می تواند هفته ها زمان برای پیاده سازی نیاز داشته باشد و عملیات بسیار پیچیده ایی را انجام دهد.

۶- نقطه اصلی تماس

معمولا کسانی که RFP را می نویسند وظیفه پیگیری پروژه را نیز بر عهده دارند. اگر اینطور نیست و یا افراد دیگری در این باره مسئولیت داشته و تصمیم گیرنده می باشند، لازم است معرفی شوند. بخصوص باید تعیین شود که چه کسی تصمیم گیرنده اصلی پروژه می باشد.

۷- بودجه

لازم است شما بودجه را مشخص کنید. شاید نتوانید عدد دقیقی در این باره بدهید اما حداقل یک بازه برای آن تعیین نمایید. وب سایت ها مانند اتومبیل هستند در هر قیمتی می توان آن ها را تهیه کرد. توسعه دهنده گان غیر رسمی همیشه ممکن است با هر قیمتی به شما محصولی را سر هم کرده و ارائه دهند.

اما شرکت های شناخته شده کاری حرفه ایی را به قیمت آن انجام میدهند. تنها یک حرفه ایی می تواند کیفیت این دو را تشخیص داده یا آنکه پس از راه اندازی وب سایت است که کیفیت و مسائل خود را نشان می دهد. ممکن است یک اتومبیل امکانات مختلف زیادی را بدون کیفیت داشته باشد که مدام نیاز به تعمیر پیدا می کند و اتومبیل دیگر امکانات اساسی را با بهترین کیفیت و ایمنی به مشتری می دهند. وب سایت ها نیز به همین شکل هستند.

چرا مشخص کردن بودجه مهم است؟ برای اینکه شرکت طراح پیشنهادات و راه حل های خود را نسبت به آن ارائه دهد. در غیر این صورت طراح ممکن است وب سایت بسیار قوی با امکانات زیاد اما چند برابر بودجه شما پیشنهاد بدهد، این عملا بی فایده است. علاوه بر این لازم است مشخص شود که در برآورد هزینه در صورت نیاز آیا هزینه لایسنس ها لحاظ شده است یا خیر.

 

۸- پشتیبانی

وقتی وب سایت توسعه داده شده و راه اندازی گردید، کار پایان نمی یابد. بلکه لازم است تکلیف آموزش، پشتیبانی و توسعه های بعدی آن تا حدی مشخص باشد. با راه اندازی وب سایت پروسه جدیدی آغاز می شود: حل خطا ها و باگ ها، اضافه کردن افزونه ها، نگهداری های فنی وب سایت. یکی از مهمترین نکات درباره انتخاب شرکت طراح همین پشتیبانی است. شما باید شرکتی با سابقه انتخاب کنید که توانایی پشتیبانی دراز مدت را داشته باشد. دیگر آنکه مسئله کیفیت و هزینه است. ممکن است یک طراح غیر رسمی کاری کم کیفیت که نیاز به پشتیبانی بیشتری دارد ارائه کند یا آنکه هزینه توسعه کمی بخواهد اما هزینه قرداد پشتیبانی آن غیر معقول بالا باشد.

یک شرکت توسعه وب سایت رسمی همیشه کار خود را به خوبی پشتیبانی می کند. ما نیز در دارکوب در بسته های پیشنهادی خود پشتیبانی یکساله محصولات را ارائه می دهیم.

 

۹- میزبانی وب

میزبانی یا هاست وب سایت چگونه خواهد بود. وب سایت های کوچک با یک هاست اشتراکی با کیفیت نیازشان برطرف می شود. اما وب سایت های بزرگ یا سایت هایی با اطلاعات حساس نیاز به هاست اختصاصی دارند. هر یک از این هاست ها نیاز به برنامه ریزی و کارهای فنی برای راه اندازی دارند که در صورت نیاز به هاست اختصاصی باید به آن پرداخته شود. از سوی دیگر هزینه هر یک از هاست ها متفاوت است و باید در قرارداد مشخص گردد.